- 申请、投诉、询问，向物业、学校、政府部门写信时，开头一句就决定对方看不看得下去：正式书信有一套固定格式，抄对了就等于成功一半。
- 拆开看，一封正式信只有 7 个部分：地址、日期、称呼、事由、正文、结尾、署名。
- 正文开头有固定套语：Dengan segala hormatnya saya merujuk kepada perkara di atas.（谨此就上述事项……）
- 这篇用一封自写的居民投诉信，逐段拆解格式和套语。
原文
示范信为学习用途自写，人名、地址、单位均为虚构。
Encik Ahmad bin Ali
No. 12, Jalan Contoh 3,
Taman Sri Contoh,
40000 Shah Alam,
Selangor.
15 September 2026
Pengurus,
Pejabat Pengurusan Bersama Menara Contoh,
Jalan Contoh 1,
40000 Shah Alam.
Tuan,
PERMOHONAN PEMBAIKAN LIF BLOK B
Dengan segala hormatnya saya merujuk kepada perkara di atas.
2. Dimaklumkan bahawa lif Blok B telah rosak sejak 1 September 2026. Keadaan ini menyusahkan penghuni, terutamanya warga emas dan keluarga yang mempunyai anak kecil.
3. Sehubungan dengan itu, saya memohon pihak tuan mengambil tindakan segera untuk membaiki lif tersebut. Saya juga memohon dimaklumkan tarikh jangkaan siap pembaikan.
4. Segala perhatian dan kerjasama pihak tuan didahului dengan ucapan terima kasih.
Sekian.
Yang benar,
(AHMAD BIN ALI)文件
标注：surat rasmi（正式书信）示范文件上的要点，已编号标出
示范
Encik Ahmad bin Ali
No. 12, Jalan Contoh 3,
Taman Sri Contoh,
40000 Shah Alam,
Selangor.
15 September 2026
Pengurus,
Pejabat Pengurusan Bersama Menara Contoh,
Jalan Contoh 1,
40000 Shah Alam.
Tuan,
PERMOHONAN PEMBAIKAN LIF BLOK B
Dengan segala hormatnya saya merujuk kepada perkara di atas.
2. Dimaklumkan bahawa lif Blok B telah rosak sejak 1 September 2026. Keadaan ini menyusahkan penghuni, terutamanya warga emas dan keluarga yang mempunyai anak kecil.
3. Sehubungan dengan itu, saya memohon pihak tuan mengambil tindakan segera untuk membaiki lif tersebut. Saya juga memohon dimaklumkan tarikh jangkaan siap pembaikan.
4. Segala perhatian dan kerjasama pihak tuan didahului dengan ucapan terima kasih.
Sekian.
Yang benar,
(AHMAD BIN ALI)
- 1Dengan segala hormatnya saya merujuk kepada perkara di atas.开头固定句，「谨此就上述事项……」，「上述」指的是上面的事由
- 2Dimaklumkan bahawa …被动式，「谨告知……」，见「被动式di-与人称被动」
- 3Sehubungan dengan itu「有鉴于此」，引出请求
- 4saya memohon pihak tuan …请求句，pihak tuan 是敬称，指对方单位
- 5Yang benar,一般人署名前用
示范内容为学习用途自写，人名、金额、日期均为虚构；真实文件以官方或原件为准。
生词表
| 马来语 | 本地发音 | 英文 | 中文 |
|---|---|---|---|
| surat rasmi | SU-RAT RAS-MI | formal letter | 正式书信 |
| perkara | PER-KA-RA | subject / matter | 事由、事项 |
| Dengan segala hormatnya | DE-NGAN SE-GA-LA HOR-MAT-NYA | with the greatest respect | 谨此（固定开头套语） |
| merujuk kepada | ME-RU-JUK KE-PA-DA | refer to | 关于、参照 |
| Dimaklumkan bahawa | DI-MAK-LUM-KAN BA-HA-WA | it is informed that | 谨告知…… |
| sehubungan dengan itu | SE-HU-BUNG-AN DE-NGAN I-TU | in connection with that | 有鉴于此 |
| tindakan segera | TIN-DA-KAN SE-GE-RA | immediate action | 立即采取行动 |
| tarikh jangkaan | TA-RIKH JANG-KA-AN | expected date | 预计日期 |
| Sekian | SE-KI-AN | that is all | 谨此（结尾套语） |
| Yang benar | YANG BE-NAR | Yours faithfully | 谨启（署名前） |
| penghuni | PENG-HU-NI | resident | 住户 |
| warga emas | WAR-GA E-MAS | senior citizen | 年长者 |
逐段解读
格式（从上到下）
- 发信人地址：写在左上角，从姓名开始，逐行写。
- 日期：日、月份全名、年份（15 September 2026）。
- 收信人：职称、单位、地址。
- 称呼：Tuan（先生）、Puan（女士）、或 Tuan/Puan；后面用逗号。
- 事由（perkara）：全部大写并居中或加粗，一句话概括来意。
- 正文：第一段不写编号，第二段起用 2、3、4 编号。
- 结尾：Sekian, terima kasih. 或 Sekian. 加署名。
正文套语
- Dengan segala hormatnya saya merujuk kepada perkara di atas.：开头固定句，「谨此就上述事项……」，「上述」指的是上面的事由。
- Dimaklumkan bahawa …：被动式，「谨告知……」，见「被动式di-与人称被动」。
- Sehubungan dengan itu：「有鉴于此」，引出请求。
- saya memohon pihak tuan …：请求句，pihak tuan 是敬称，指对方单位。
结尾
- Yang benar,：一般人署名前用。
- 政府官员代表机关发信时，常见结尾是 Saya yang menurut perintah,（奉命）。
称呼有区别：写给单位不知道对方性别时用 Tuan/Puan,。
常用表达
| 表达 | 用法 |
|---|---|
| Dengan segala hormatnya saya merujuk … | 开头 |
| Dimaklumkan bahawa … | 告知事实 |
| Sehubungan dengan itu, … | 引出请求 |
| Saya memohon … | 提出请求 |
| Sekian, terima kasih. | 结尾 |
学习重点
- 7 个部分：地址 → 日期 → 收信人 → 称呼 → 事由 → 正文 → 署名
- 开头套语：Dengan segala hormatnya saya merujuk kepada perkara di atas.
- 引出请求：Sehubungan dengan itu；结尾：Sekian, terima kasih.
- 署名前：Yang benar,；官员：Saya yang menurut perintah,
Sources
参考资料：